E’ stata data attuazione all’articolo 22, comma 15bis, del decreto legge 18 ottobre 2012, n.179 recante “Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese” convertito, con modificazioni, nella legge 17 dicembre 2012, n. 221.
They implemented Article 22, paragraph 15 bis of Law Decree No. 179 of 18 October 2012, entitled “Further urgent measures for the growth of the Country”, as converted into law No. 221 of 17 December 2012.

Tale norma prevede che l’IVASS provveda, limitatamente al ramo assicurativo danni, alla definizione di misure di semplificazione delle procedure e degli adempimenti burocratici, con particolare riferimento alla riduzione degli adempimenti cartacei e della modulistica, nei rapporti contrattuali fra le imprese d’assicurazione, gli intermediari e la clientela, anche favorendo le relazioni digitali, l’utilizzo della posta elettronica certificata, la firma digitale e i pagamenti elettronici e on-line.

La finalità della norma è, pertanto, quella di realizzare una “semplificazione” sia mediante il ricorso all’innovazione tecnologica, che attraverso una riduzione degli adempimenti cartacei e della modulistica.
Questo intervento normativo ha fornito l’occasione per una rivisitazione dei Regolamenti vigenti in tema di intermediazione, trasparenza informativa e contratti a distanza, alla luce delle nuove istanze di “semplificazione”.

L’IVASS, a partire dal mese di marzo 2013, ha effettuato una serie di pre-consultazioni con l’ANIA e con le principali Associazioni rappresentative degli intermediari assicurativi, finalizzate ad acquisire osservazioni e proposte e cogliere le esigenze delle categorie coinvolte dal provvedimento.
Sono stati evidenziati alcuni aspetti su cui concentrare le attività di “semplificazione” normativa:

• la necessità, per gli intermediari, di “ridurre” la documentazione da raccogliere in fase assuntiva e la possibilità di acquisirla una sola volta in caso di più contratti con la stessa impresa conclusi tramite il medesimo intermediario

• la necessità di ridurre la copiosa documentazione che imprese e intermediari devono rilasciare in forma cartacea alla clientela nella fase pre-contrattuale e contrattuale, anche attraverso l’adozione di documenti informativi più sintetici ed efficaci che consentano una riduzione dei costi legati all’emissione ed alla stampa della documentazione.

Particolarmente proficui sono risultati anche gli incontri con le Associazioni dei consumatori, ritenuti necessari, trattandosi di materia che direttamente incide sui contraenti e sugli assicurati.

Le Associazioni dei consumatori hanno infatti evidenziato che l’informazione pre-contrattuale è spesso di difficile comprensione e la copiosità che la caratterizza non favorisce l’effettiva conoscenza degli elementi salienti del contratto.

Con riguardo alla digitalizzazione del rapporto contrattuale, sono state espresse preoccupazioni in ordine alla eventuale “irreversibilità” del rapporto da telematico a “tradizionale” (con scambio cartaceo di documentazione); è quindi stata sottolineata l’importanza di mantenere facoltativa e revocabile la modalità on-line delle comunicazioni ed esclusa l’obbligatorietà per gli utenti di dotarsi di posta elettronica o di utilizzare la firma elettronica.

La rivisitazione dei Regolamenti ISVAP n. 5, sull’intermediazione assicurativa, n. 34, sulla vendita a distanza di prodotti assicurativi, e n. 35, sugli obblighi di informazione, mira poi a ridurre gli adempimenti burocratici ma anche a fornire al consumatore lo strumento per poter effettuare una prima valutazione rapida ed efficace del prodotto che si accinge ad acquistare mediante la consultazione, per i contratti relativi ai prodotti dei rami danni, di una apposita Scheda sintetica.
Quest’ultimo documento andrà ad integrare la documentazione informativa preesistente, racchiudendo in maniera sintetica e schematizzata i contenuti salienti del rapporto contrattuale.

Tenuto conto dell’impatto organizzativo legato alla predisposizione dell’infrastruttura tecnologica, è stato previsto un periodo di tre mesi dall’entrata in vigore del Regolamento per gli intermediari per adempiere all’obbligo di dotarsi di posta elettronica certificata e degli strumenti di pagamento elettronico. Lo stesso lasso temporale è ritenuto congruo per consentire alle imprese di predisporre la Scheda sintetica e metterla a disposizione dei clienti.
Quanto all’impatto del Regolamento, esso riguarda per lo più l’attività amministrativa di imprese e intermediari.

A fronte di un iniziale onere derivante dall’acquisizione degli strumenti di posta elettronica certificata e di pagamento elettronico (oltre che, eventualmente, dalla diffusione della firma elettronica), è attesa una significativa riduzione dei costi nello svolgimento complessivo dell’attività.
Detto vantaggio si esprime in termini di risparmio economico (riduzione della carta stampata, semplificazione delle modalità di archiviazione, etc.), ottimizzazione delle risorse da destinare allo sviluppo della vendita piuttosto che ad attività meramente amministrative e burocratiche, rapidità ed efficacia nelle comunicazioni con i clienti e, in definitiva, miglioramento del rapporto dialogico tra le parti.

Limited to non-Life insurance branch, IVASS will work on the definition of measures aimed at simplifying both procedures and bureaucracy, with particular reference to reducing the paperwork and the set of forms in the contractual relationship between insurers, intermediaries and customers. It will also promote digital relationships, the use of certified e-mail account, digital signatures and electronic as well as on-line payments.

The purpose of the regulation is, thus, to realize a “simplification” through both the use of technological innovation and the reduction of paperwork and set of forms.
This created the opportunity for a review of the regulations in force concerning brokerage, information transparency and distance contracts, in the light of new “simplification” applications.

[pullquote position=”right”]IVASS, starting from March 2013, carried out a series of pre-consultations with ANIA and the major associations representing insurance intermediaries[/pullquote], with the aim of both acquiring comments and proposals and meeting needs of the categories involved by the measure.

They highlighted some aspects on which to focus the activities of the legislative “simplification”:

• the need for intermediaries, to “reduce” the documentation to collect underwriting and the ability to acquire it just once in the event of contracts with the same company concluded through the same intermediaryThey highlighted some aspects on which to focus the activities of the legislative “simplification”:
• the need to reduce the copious documentation that companies and intermediaries must issue in paper form to customers in the pre-contractual and contractual phase, even through the adoption of more synthetic and effective information documents which enable a reduction in costs related to the emission and print of the documentation

Also meetings with consumer associations were particularly fruitful and indeed necessary, since the issue directly affects contractors and policyholders.
Consumer associations have in fact underlined that the pre-contractual information is often difficult to understand and the abundance that characterizes it does not facilitate the effective knowledge of the essential elements of the contract.

With regard to the digitalization of the contractual relationship, they raised concerns about the possible “irreversibility” of the report from telematics to “traditional” (with paper exchange of documents); they therefore stressed the importance of maintaining voluntary and revocable the on-line communication process and excluding the imperativeness for users to adopt the use of electronic mail or electronic signature.

The review of the ISVAP regulations No. 5 on insurance brokerage, No. 34 on the distance sales of insurance products, and No. 35 on information requirements, aims at reducing bureaucratic fulfillments but also at providing the consumer with the tool necessary to make an initial rapid and effective assessment of the product that is going to buy through consultation, for contracts related to damage products, of a summary table.
This document will complement existing information documents by enclosing in a synthetic and sketched manner the main contents of the contractual relationship.

Taking into account the organizational impact related to the preparation of the technological infrastructure, it has been provided a three-months period from the entry into force of the regulations for intermediaries to fulfill the obligation to adopt certified e-mail account and electronic payment instruments. The same period of time is considered adequate to allow companies to prepare the summary table and make it available to customers.

As for the impact of the Regulations, it is mostly about administrative activities of firms and intermediaries.

Against an initial burden arising from the acquisition of certified e-mail account and electronic payment instruments (as well as, where appropriate, from the spread of electronic signature), it is expected a significant cost reduction in the overall conduct of the activity.

This benefit is expressed in terms of cost savings (reduction in the printed media, simplification of storage mode, etc.), optimization of resources addressed to the sales development rather than merely administrative and bureaucratic activities, promptness and effectiveness in communications with customers, and, ultimately, improvement of the dialogical relationship between parties.