Fino a un decennio fa l’impiegato medio entrava in ufficio, si sedeva alla sua scrivania dedicata e lavorava tutto il giorno con gli strumenti a lui assegnati.
A decade ago, the average employee was a person that came into an office to work, sat at their assigned desk, and worked with their assigned equipment.
Oggi sono ormai diffuse anche nuove modalità lavorative, definite “hot desk”, in cui gli impiegati e i consulenti non hanno più una scrivania fisica assegnata e possono scegliere se lavorare da casa o in ufficio.
[pullquote position=”right”]Gli impiegati stessi sono “mobile”: di fatto lavorano in luoghi differenti, con diverse modalità e sono diventati “tech-savvy”, nel senso che hanno i propri strumenti sia hardware che software [/pullquote]e spesso li preferiscono a quelli forniti dal datore di lavoro.

In questo contesto è nata la Virtual Desktop Infrastructure (VDI), una piattaforma tecnologica che “virtualizza” i PC su server in un data center, diversamente da un normale PC desktop o notebook con un proprio sistema operativo (es. Windows).

La VDI è costituita da due componenti principali: un “virtualization host”, ossia un gruppo di uno o più server che ospita le Virtual Machine (VM) individuali, ed un “Virtual Desktop Manager” (VDM), ovvero un software che gestisce le richieste e le collega con i virtual desktop disponibili. Gli utenti si connettono quindi al proprio virtual desktop da un dispositivo client, per esempio un PC o un qualsiasi device mobile.

La gestione di un numero elevato di PC è più semplice, poiché [pullquote position=”right”] i vari virtual desktop vengono gestiti tutti contemporaneamente all’interno di un unico data center[/pullquote]. Inoltre anche gli aggiornamenti del software o del sistema operativo sono più facili, perché le modifiche vengono effettuate a livello server e poi condivise con i singoli utenti all’accesso successivo.

Un altro vantaggio per le aziende è che più utenti possono collegarsi ai loro virtual desktop personalizzati condividendo un solo PC. Questo è un grande vantaggio perché consente un’elevata flessibilità in situazioni in cui, per scelta o per questioni di costi, un’azienda non desideri assegnare in maniera esclusiva un PC al singolo.
Anche per gli utenti vi sono molteplici vantaggi nell’utilizzo di VDI, compresa la possibilità di utilizzare qualsiasi device per connettersi al proprio desktop virtuale. Ad esempio, gli utenti possono accedere in maniera identica sia da un PC che da un tablet, sia a casa che in viaggio.

La VDI può anche migliorare le percentuali di utilizzo dell’hardware, contribuendo a ridurne i costi e, contemporaneamente, garantendo agli utenti la potenza e la capacità di storage necessaria alle loro attività. Inoltre, visto che le macchine virtuali sono presenti nei data center, gli utenti IT hanno un maggior controllo sul tipo di PC e sulla quantità di memoria assegnati ad ogni utente. Questo contribuisce a ridurre il rischio di spese non necessarie per l’acquisto o leasing dei PC, ad esempio per strumenti con funzionalità avanzate che vengono poi assegnati ad utenti che utilizzano solo funzionalità base.

Ma quali sono i driver che spingono sempre più verso la desktop virtualization?

1. La VDI permette alle imprese di stabilire la personalizzazione per ogni virtual desktop in base alla funzione aziendale di ogni dipendente. Questa flessibilità è particolarmente importante durante gli incrementi lavorativi o di personale.

2. La VDI riunisce in un unico data center i servizi di data storage, i server e il software applicativo, aiutando a ridurre così i costi di assistenza. Ad esempio, gli aggiornamenti del software possono risultare meno costosi in quanto vengono effettuati sui server e non sui singoli PC. Questo può portare maggiori benefici alle imprese con una forza lavoro geolocalizzata in quanto elimina la necessità di un tecnico in loco.

3. Con la VDI i dati dei clienti sono più sicuri poiché informazioni sensibili (quali i profili dei clienti e la cronologia delle transazioni) vengono archiviate lato server nel data center e non sulle singole macchine. L’archiviazione remota migliora la sicurezza per i lavoratori che accedono ai dati e alle risorse aziendali da dispositivi mobile. Questo offre una maggiore sicurezza anche nel caso in cui un device venga smarrito o rubato.

La VDI può anche essere configurata in modo che questi dati non possano essere scaricati tramite un PC o un altro dispositivo su un disco rigido o un dispositivo di memoria portatile tipo penna USB. E, infine, la VDI può contribuire ad un miglioramento della business continuity e del disaster recovery. Per esempio, i dati centralizzati possono avere backup più brevi e regolari, e tali backup possono essere monitorati meglio.

Inoltre, i data center sono progettati con ridondanza nelle strutture; connessioni di rete e data storage aiutano a proteggere i dati dei clienti anche in caso di catastrofi naturali che possono invece mettere più a rischio i singoli PC.

Dunque, la VDI si adatta perfettamente a nuove organizzazioni, che sono:

• virtualizzate – cioè spesso estendono i confini delle proprie partnership
• integrate – ossia le risorse IT sono disponibili per risorse sia interne che esterne
• agili – il che significa che partner, risorse interne e accessi cambiano a seconda delle esigenze dell’azienda

Now “hot desk” schemes, where employees and partners are not assigned desks and can make the choice to work from home or a local office, are common.
[pullquote position=”right”]They are indeed mobile, namely working in a variety of locations and under a variety of different constraints and Tech-savvy, i.e. own equipment and their own software[/pullquote] and may prefer these to employer-provided tools.

In this context, it was developed the Virtual Desktop Infrastructure (VDI), a technology platform that virtualizes PCs on servers in a data center, in contrast to a desktop or notebook PC running its own copy of an operating system such as Windows.

VDI is composed by two major components: one is a virtualization host, which is one or more servers that host individual virtual machine (VM) images, the other is virtual desktop manager (VDM) software that manages requests and connects the requests to the pool of virtual desktops available.

Users connect to their virtualized desktop from their client device such as a PC or from their smart mobile device. Clearly [pullquote position=”right”]managing large numbers of PCs is easier because the virtual desktops can be managed within the walls of the data center[/pullquote].

Performing software or operating system updates is easier because the changes can be made at the server level in the data center and pushed out to individual users when they log on to their next VDI session.

Another advantage for companies is that multiple users can access their personalized VDI desktops and share individual PCs. This offers firms a lot of flexibility in situations where they don’t want to issue individual PCs to employees or contractors, or because doing so is cost prohibitive. For users there are also multiple benefits to using VDI, including the flexibility of using any device they want to connect to a virtual desktop. For example, users can log on from a desktop or portable PC as well as a smart mobile device such as a tablet to get access to their work desktop while at home or traveling.

VDI can also improve hardware utilization rates, which can help to lower PC hardware costs while insuring users get the power and capacity they need. Because virtual machines are deployed in the data center, IT has more control over what type of PC and storage capacity is allocated to each user. This can reduce or eliminate “overbuying” when purchasing or leasing PCs with advanced features for users that are only using productivity applications.

But which are the drivers of Investments in desktop visualization?

1. VDI lets firms establish virtual desktops that can be personalized for each employee according to their business function.
This flexibility can be especially important during peak seasons, such as end of quarter or year end, when incoming call volumes often surge.

2. VDI consolidates data storage, servers, and application software in the data center and this can help reduce support costs. For example, software upgrades can be done less expensively because the upgrade is done on the servers and not on individual PCs. This can provide additional benefits for firms with a geographically diverse workforce because it eliminates the need for a technician to visit with and service individual employees.

3. With VDI customer data is more secure because data such as customer profiles and transaction histories are stored on the server side in the data center and not on individual devices. This remote storage helps improve the security for employees accessing company data and resources from smart mobile devices. Because the data cannot be stored on the mobile device VDI provides more security in the event that a device is lost or stolen. VDI can also be configured so that data cannot be downloaded from a PC or device to a hard drive or portable memory device such as a USB drive. And, eventually, VDI can help to support and improve business continuity and disaster recovery. For instance, centralized data can be backed up more regularly, with shorter backup times and those backups can be better controlled than with remote, local desktops. In addition, data centers are designed with redundancy in facilities; network connections and data storage help protect customer data in the event of a natural disaster that may put individual facilities at risk. Thus, staff member’s virtual desktops and data can survive events that would render local desktops unavailable.

In short, VDI fits perfectly with the new organization, which is:

• virtualized, that is often stretches over boundaries of its partners
• integrated, i.e. IT resources are exposed to staff and resources outside the firm
• agile, which means that partnerships, employment, and access are all transient, shifting as the organization’s requirements shift to meet customer and business demand.